Email vs Chat: khác biệt tiếng Anh giao tiếp trong công việc

Tổng quan: Email và Chat trong môi trường công sở

Trong môi trường làm việc hiện đại, chúng ta có rất nhiều kênh giao tiếp để trao đổi thông tin: từ cuộc họp trực tiếp, điện thoại, cho đến các phương tiện giao tiếp qua mạng như Email và Chat (nhắn tin tức thời qua các ứng dụng như Slack, Microsoft Teams, Skype, Zoom chat...). Đặc biệt, Email và Chat là hai công cụ phổ biến bậc nhất, gần như nhân viên công sở nào cũng sử dụng hàng ngày. Mỗi hình thức có ưu nhược điểm riêng và phù hợp với những mục đích khác nhau.

Email vs Chat: khác biệt tiếng Anh giao tiếp trong công việc

Email ra đời từ rất sớm và đến nay vẫn là kênh giao tiếp công việc chính thức ở hầu hết các tổ chức. Email thường được dùng cho các thông điệp trang trọng, dài hoặc cần lưu trữ, ví dụ: thông báo quan trọng, gửi tài liệu, trao đổi với khách hàng, đối tác bên ngoài công ty. Email giống như một bức thư điện tử, có mở đầu kính gửi, nội dung, kết thúc lịch sự và chữ ký người gửi. Thời gian phản hồi Email thường không tức thì; người nhận có thể đọc và trả lời sau vài giờ, thậm chí vài ngày tùy mức độ ưu tiên.

Chat (tin nhắn nhanh), trái lại, nổi lên mạnh mẽ trong thập kỷ qua cùng với sự phổ biến của làm việc nhóm và làm việc từ xa. Các ứng dụng chat nội bộ (như Slack, Microsoft Teams) cho phép đồng nghiệp nhắn tin cho nhau gần như ngay lập tức. Chat phù hợp cho các trao đổi nhanh, ngắn gọn, không quá trang trọng: ví dụ hỏi đáp nhanh, gửi meme vui, hoặc thảo luận nhóm trong dự án. Chat tạo cảm giác nhanh và thân thiện, nhưng cũng có nguy cơ làm mọi người bị quá tải thông tin liên tục.

Hiểu rõ khác biệt giữa Email và Chat sẽ giúp chúng ta lựa chọn đúng công cụ để giao tiếp hiệu quả hơn. Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ phân tích sự khác biệt đó trên các khía cạnh cụ thể, đồng thời gợi ý khi nào nên dùng Email, khi nào nên dùng Chat để đạt kết quả tốt nhất trong công việc.

So sánh hình thức và phong cách giao tiếp

Độ trang trọng và cấu trúc thông điệp

Email: Trang trọng, có cấu trúc rõ ràng. Email thường được xem là hình thức giao tiếp trang trọng hơn so với chat, nhất là trong môi trường công việc. Một email điển hình có dòng chủ đề (Subject) mô tả nội dung chính, mở đầu bằng lời chào (ví dụ: "Dear John," hoặc "Hi Team,"), sau đó là phần nội dung được viết thành đoạn văn chỉnh chu, và kết thúc bằng lời chào kết ("Best regards,", "Sincerely,") kèm chữ ký tên và chức danh. Văn phong email thường lịch sự, chỉn chu, tránh các kiểu viết tắt, tiếng lóng. Người viết email thường cân nhắc câu chữ cẩn thận trước khi gửi, bởi email có tính chất lưu lại lâu dài và có thể được chuyển tiếp cho nhiều người khác.

Ví dụ, khi thông báo một chính sách mới của công ty, sếp sẽ gửi email toàn thể nhân viên với ngôn từ trang trọng: "Dear all, I am writing to inform you of an important update to our company policy..." (Kính gửi toàn thể anh chị em, tôi viết email này để thông báo về một cập nhật quan trọng trong chính sách công ty...).

Chat: Thân thiện, ít cấu trúc nghi thức. Tin nhắn chat trong công việc tuy vẫn cần lịch sự, nhưng nhìn chung ít trang trọng hơn email. Thông thường, một tin nhắn chat có thể bắt đầu bằng "Hi [Tên]," nhưng nhiều khi đồng nghiệp cùng nhóm chỉ nhắn thẳng nội dung không cần chào hỏi cầu kỳ. Câu từ trong chat thường ngắn gọn, giống văn nói, có thể sử dụng viết tắt, emoji, GIF để truyền tải cảm xúc. Ví dụ: "@Anna Can you send me the latest report? Thx!". Trong chat nhóm, mọi người có thể trao đổi qua lại liên tục, mỗi tin nhắn chỉ vài từ.

Phong cách chat thiên về nhanh và thân thiện, tạo cảm giác như đang trò chuyện trực tiếp. Tuy nhiên, cũng cần lưu ý giữ tính chuyên nghiệp nhất định trên kênh chat công việc: tránh dùng từ ngữ suồng sã quá đà hoặc chia sẻ chuyện cá nhân không phù hợp trong kênh chung.

Tốc độ phản hồi và tính tức thời

Email: Phản hồi không tức thời, tính chất không đồng bộ. Gửi email giống như gửi một lá thư – người nhận có thể không đọc ngay lập tức. Email phù hợp cho các nội dung mà không đòi hỏi phản hồi tức thì. Mọi người thường kiểm tra email vài lần mỗi ngày (ví dụ sáng, trưa, chiều) chứ không dán mắt liên tục. Do đó, nếu bạn có việc gấp mà gửi qua email, có thể đối tác sẽ trả lời trễ.

Ví dụ, bạn gửi email hỏi sếp duyệt tài liệu, có thể vài tiếng sau sếp mới hồi âm: "Approved. Please proceed." (Đã duyệt. Tiếp tục thực hiện đi em.). Tính không tức thời của email giúp người nhận có thời gian suy nghĩ kỹ trước khi phản hồi, thích hợp cho vấn đề cần cân nhắc.

Chat: Gần như tức thời, tính chất đồng bộ. Chat được thiết kế cho giao tiếp thời gian thực. Tin nhắn thường hiện thông báo trên màn hình người nhận ngay tức thì (trên máy tính hoặc điện thoại). Do đó, mọi người có xu hướng phản hồi chat nhanh hơn email. Với chat nhóm, nhiều người có thể thảo luận liên tục, gần giống họp trực tiếp.

Ví dụ: bạn cần xin một con số thống kê từ đồng nghiệp, nhắn trên chat: "@Nam do you have last quarter's sales figure?" (Nam ơi, cậu có số liệu doanh số quý trước không?) – thường trong vài phút Nam sẽ thấy và trả lời: "It's 1.2M. Check cell B4 in the sheet." (1,2 triệu đó. Xem ô B4 trong file nhé.). Tính tức thời này rất tiện cho các vấn đề nhỏ, cần giải quyết nhanh.

Tuy nhiên, cũng vì phản hồi nhanh nên chat có thể dẫn đến những câu trả lời thiếu suy nghĩ sâu hoặc đôi khi gián đoạn tập trung (do cứ phải dừng việc để trả lời tin nhắn). Chúng ta sẽ bàn thêm về sự gián đoạn ở phần sau.

Khả năng lưu trữ và theo dõi

Email: Lưu trữ tốt, dễ tìm kiếm và theo dõi chuỗi trao đổi. Một ưu điểm lớn của email là dễ dàng lưu trữ và tra cứu lại. Hộp thư email có các tính năng sắp xếp thư mục, đánh dấu sao, tìm kiếm theo từ khóa, tên người gửi, ngày tháng... Mỗi chuỗi email (email thread) cũng được nhóm theo chủ đề, giúp bạn xem lại toàn bộ lịch sử trao đổi về một vấn đề một cách hệ thống.

Trong công việc, email thường được dùng để ghi lại chính thức các quyết định, thỏa thuận. Ví dụ, sau một cuộc họp miệng, người ta hay "confirm qua email" để có bằng chứng sau này đối chiếu. Email cũng hữu ích khi cần gửi file tài liệu, hợp đồng – vì các tệp đính kèm sẽ nằm trong email, dễ tìm lại.

Chat: Lưu trữ kém hơn, thông tin trôi nhanh. Mặc dù các ứng dụng chat hiện nay cũng có chức năng tìm kiếm tin nhắn cũ, nhưng thực tế chat không phải lý tưởng cho việc lưu trữ thông tin lâu dài. Các dòng chat diễn ra liên tục, thông tin trôi rất nhanh, nhất là trong các phòng chat nhóm sôi nổi. Việc cuộn lên để tìm một tin nhắn cũ có thể mất thời gian, và nếu chat không theo chủ đề mà mọi người thảo luận lung tung thì sau đó rất khó truy vết.

Ví dụ, bạn nhớ là hồi tháng trước sếp có chat dặn một số yêu cầu, nhưng chat nhóm dự án đã có hàng trăm tin nhắn từ đó đến giờ. Bạn phải kiên nhẫn dùng chức năng search hoặc kéo lên trên để tìm, mất công hơn nhiều so với lục lại email. Do đó, những gì quan trọng và cần lưu (như quyết định, hướng dẫn chính thức) tốt nhất vẫn nên được gửi qua email hoặc ghi vào tài liệu, thay vì chỉ thả nổi trong chat.

Sự gián đoạn và tập trung

Email: Ít gây gián đoạn công việc hơn. Như đã đề cập, mọi người thường không phản hồi email ngay tức thì, và cũng không cảm thấy phải mở email mỗi khi có thư đến. Điều này có nghĩa là email ít gây gián đoạn dòng làm việc hơn so với chat. Bạn có thể tắt thông báo email và chỉ kiểm tra vào những khung giờ nhất định, giúp tập trung làm việc khác tốt hơn. Email phù hợp để trao đổi những việc không gấp, cho phép người nhận chủ động thời gian trả lời.

Chat: Dễ làm phân tán sự tập trung. Ngược lại, chat thường bật thông báo (notification) liên tục mỗi khi có tin nhắn mới. Âm thanh “ting!” hay popup hiện góc màn hình có thể khiến bạn ngừng việc đang làm để xem tin. Nếu trong nhiều nhóm chat một lúc, bạn có thể bị ngập trong thông báo. Áp lực trả lời nhanh trên chat cũng khiến bạn khó bỏ qua tin nhắn quá lâu. Tất cả những điều đó khiến chat trở thành con dao hai lưỡi: tuy kết nối nhóm nhanh hơn nhưng cũng dễ xao nhãng công việc chuyên môn.

Nhiều công ty hiện nay đã phải khuyến khích nhân viên quản lý việc dùng chat: chẳng hạn thiết lập khoảng “giờ tập trung” tắt bớt chat, hoặc thỏa thuận chỉ nhắn tin gấp trong giờ nghỉ nếu thực sự khẩn cấp. Bản thân người dùng cũng nên biết cách điều chỉnh thông báo, tắt âm chat nhóm không liên quan để bảo vệ sự tập trung khi cần.

(Thực tế thú vị: Một khảo sát nội bộ cho thấy một số nhân viên cảm thấy "mệt mỏi vì chat" hơn cả email, vì chat tạo cảm giác phải online liên tục. Do vậy, học cách cân bằng giữa email và chat là rất quan trọng để làm việc năng suất.)

Khi nào nên dùng Email, khi nào nên dùng Chat?

Không có câu trả lời cứng nhắc, nhưng có một số hướng dẫn chung giúp bạn chọn kênh giao tiếp phù hợp:

Sử dụng Email khi:
- Thông điệp mang tính trang trọng hoặc chính thức: ví dụ gửi cho khách hàng, đối tác bên ngoài; thông báo của công ty; trao đổi với cấp trên một cách chuyên nghiệp.
- Nội dung dài, chi tiết hoặc phức tạp: cần giải thích cặn kẽ, hoặc có nhiều ý quan trọng. Email cho phép bạn trình bày có hệ thống, người đọc cũng dễ theo dõi.
- Cần lưu trữ làm tài liệu: như xác nhận nhiệm vụ, bàn giao công việc, quyết định, biên bản... Email tạo ra dấu vết rõ ràng sau này tra cứu.
- Người nhận không cần phản hồi tức thì: nếu việc có thể chờ vài giờ đến vài ngày, email là lựa chọn tốt. Điều này tránh gây áp lực thời gian cho người nhận, họ có thể suy nghĩ kỹ rồi trả lời.
Sử dụng Chat khi:
- Cần trao đổi nhanh, ngắn gọn: đặt câu hỏi yes/no, xin thông tin ngắn, nhắc nhở nhẹ, v.v. Chat giúp tiết kiệm thời gian mở email, soạn lời dài dòng.
- Vấn đề mang tính không quá trang trọng: ví dụ thảo luận nội bộ giữa team, trao đổi ý tưởng, hoặc trò chuyện xã giao tạo gắn kết (chat cũng có vai trò giúp mọi người thân thiện hơn thông qua meme, sticker vui).
- Cần phản hồi gần như ngay lập tức: chuyện gấp như lỗi hệ thống, thay đổi lịch họp phút chót – chat hoặc gọi điện sẽ nhanh hơn email rất nhiều. Chat cũng tốt cho hợp tác theo thời gian thực: nhóm 3-4 người cùng động não qua chat, mọi người góp ý liên tục, tương tác cao.
- Muốn giữ liên lạc thường xuyên: ví dụ team làm remote, chat nhóm tạo cảm giác cả nhóm luôn "ở cùng nhau" trong phòng làm việc ảo. Mọi người có thể cập nhật nhanh tiến độ, hỏi han nhau linh hoạt trong ngày.
Tình huống kết hợp: Nhiều lúc, việc kết hợp cả email lẫn chat sẽ tối ưu. Ví dụ, bạn ping chat nhắc sếp “Em vừa gửi anh email báo cáo, anh xem giúp em nhé” – dùng chat để sếp thấy ngay, nhưng nội dung báo cáo vẫn nằm trong email đàng hoàng. Hoặc sau khi thảo luận nhanh trên chat và đi đến quyết định, bạn viết email tóm tắt lại quyết định đó và gửi mọi người để xác nhận chính thức. Sự kết hợp khéo léo sẽ tận dụng được ưu điểm của cả hai kênh.

Có một nguyên tắc hữu ích: Nếu nghi ngờ, hãy bắt đầu bằng chat cho nhanh; nếu thấy phức tạp dần, chuyển sang email hoặc gọi họp. Chat có thể là bước mở đầu, nhưng khi chủ đề đòi hỏi dài dòng, hãy đề nghị “để mình tổng hợp trong email gửi mọi người” – như vậy thông tin sẽ được sắp xếp dễ hiểu hơn. Ngược lại, nếu email qua lại 3-4 lượt mà chưa xong ý, có lẽ vấn đề đó bàn trên chat hoặc gọi video sẽ nhanh ngọn hơn thay vì thêm chuỗi email dài bất tận.

Văn hóa và quy tắc sử dụng Email/Chat nơi công sở

Mỗi công ty có thể có văn hóa giao tiếp nội bộ hơi khác nhau, nhưng nhìn chung có vài quy tắc bạn nên lưu ý để sử dụng email và chat hiệu quả, lịch sự:

1. Tôn trọng giờ giấc làm việc: Email có thể gửi bất cứ lúc nào, nhưng với chat – vì tính tức thời – hãy hạn chế nhắn ngoài giờ nếu không khẩn cấp. Đêm hôm hoặc sáng sớm nhắn tin công việc có thể làm phiền đồng nghiệp. Trừ khi công ty bạn có văn hóa “luôn online”, còn lại hãy cố gắng chỉ chat giờ hành chính, hoặc nếu cần gửi thông tin ngoài giờ thì dùng email (người nhận sẽ đọc khi tiện).

2. Email: Viết súc tích, rõ ý: Độ dài email nên vừa phải, đặc biệt phần nội dung quan trọng nên đặt ở đầu, không để người đọc phải cuộn trang quá nhiều. Sử dụng danh sách gạch đầu dòng, đoạn ngắt dòng hợp lý để email dễ đọc. Luôn có tiêu đề email (Subject) rõ ràng để người nhận nắm được ngay nội dung chính. Tránh gửi một email quá to tát chỉ với một dòng ngắn không đầu không cuối – email không phải chat, hãy tạo thông điệp có đủ phần.

3. Chat: Lịch sự, tránh lạm dụng emoji trong môi trường chuyên nghiệp: Dùng emoji, biểu tượng cảm xúc trong chat công việc nên có chừng mực. Thỉnh thoảng một icon 🙂 hoặc 👍 để tạo thân thiện thì được, nhưng nếu tin nhắn nào bạn cũng chèn đầy emoji hoặc GIF động thì có thể bị đánh giá thiếu chuyên nghiệp. Cũng nên tránh nói lời thô tục hay chuyện riêng tư nhạy cảm trên kênh chat công ty – dù thân đến đâu, đó vẫn là kênh liên quan công việc và có thể bị quản lý giám sát.

4. Hồi đáp kịp thời: Với email, cố gắng trả lời trong vòng 24 giờ nếu có thể, dù chỉ để xác nhận đã nhận được và sẽ phản hồi chi tiết sau. Đừng để email của sếp hoặc khách hàng nằm yên nhiều ngày không đả động. Với chat, nếu ai đó nhắn riêng cho bạn, hãy cố gắng phản hồi nhanh trong khả năng – nếu bận, ít nhất hãy nhắn "I’m in a meeting, will reply later." (Tôi đang họp, sẽ phản hồi sau nhé) để họ biết bạn không bỏ quên tin.

5. Không lạm dụng “Reply All” hoặc @everyone: Trong email, tính năng “Reply All” (Trả lời tất cả) giúp gửi cho mọi người trong luồng, nhưng chỉ nên dùng khi câu trả lời liên quan đến tất cả. Đừng “reply all” chỉ để nói “Cảm ơn” hay những chi tiết nhỏ không cần thiết cho cả nhóm – như vậy sẽ làm đầy hòm thư mọi người. Tương tự trên chat, hạn chế @everyone hoặc @channel (thông báo tất cả thành viên) trừ khi thực sự cần thông báo chung khẩn cấp. Nếu chỉ hỏi một người, hãy nhắn riêng hoặc @ đích danh họ.

6. Suy nghĩ trước khi gửi: Dù là email hay chat, hãy đọc lại thông điệp trước khi nhấn gửi. Đảm bảo ngữ pháp, chính tả trong email ở mức tốt, và trong chat cũng không có từ ngữ dễ hiểu lầm. Một nguyên tắc là không viết gì trên email/chat mà bạn không dám nói trực tiếp. Đừng nghĩ rằng chat riêng tư thì có thể nói xấu hay đùa cợt quá trớn – các tin nhắn có thể bị chụp màn hình, forward. Luôn giữ tính chuyên nghiệp và tôn trọng trong mọi giao tiếp.

Kết luận

Email và Chat đều là công cụ giao tiếp hữu ích chốn công sở, mỗi loại có vai trò riêng biệt. Thay vì xem chúng đối lập, ta nên nhìn nhận chúng như hai mảnh ghép bổ sung cho nhau trong bức tranh truyền thông doanh nghiệp. Hiểu rõ khác biệt giúp bạn biết tận dụng điểm mạnh của từng kênh:

Khi cần chính thức, rõ ràng, có căn cứ lưu trữ – hãy chọn Email.
Khi cần nhanh gọn, tương tác tức thì – hãy dùng Chat.

Ví dụ, sáng bạn gửi email cho khách hàng với nội dung chi tiết báo giá sản phẩm. Chiều, khách hàng chat nhanh qua Skype hỏi thêm một ý – bạn trả lời tức thì trên chat để giải thích. Sau đó, bạn gửi email xác nhận lại điều vừa thống nhất. Qua đó, khách hàng vừa hài lòng vì được phản hồi nhanh, vừa có email làm bằng chứng trao đổi.

Trong tương lai, ranh giới giữa các kênh này có thể mờ đi (nhiều nền tảng hợp nhất email và chat lại với nhau). Nhưng cốt lõi vẫn là kỹ năng giao tiếp của con người: biết viết gì, viết thế nào và gửi lúc nào cho phù hợp. Dù là email nghiêm túc hay chat thoải mái, mục tiêu cuối cùng là truyền đạt thông tin hiệu quả, duy trì mối quan hệ công việc tốt đẹp.

Hãy rèn luyện để trở thành người giao tiếp linh hoạt: dùng đúng kênh, đúng cách, đúng thời điểm. Khi đó, bạn sẽ thấy công việc trôi chảy hơn, đồng nghiệp đánh giá cao sự chuyên nghiệp của bạn, và chính bạn cũng tiết kiệm được thời gian, tránh stress do hiểu lầm hay gián đoạn không cần thiết.

Nguồn tham khảo:

Spike Blog – Email vs. Chat vs. Meetings: A Guide to Workplace Communication. (Phân tích chuyên sâu khi nào nên dùng email, chat hay họp, ưu nhược của mỗi kênh trong môi trường làm việc hiện đại)
Write for Business – Email vs. Chat at Work. (Lời khuyên cho doanh nghiệp trong việc sử dụng email và chat, bao gồm bảng so sánh tình huống dùng email/chat)
Melp Blog – Group Chat vs. Email: Which One Is Better for Team Communication?. (Bài viết thực tiễn về ưu điểm của chat nhóm so với email, kèm ví dụ tình huống thực tế và bảng so sánh các tiêu chí)