Kỹ năng nghe chủ động trong giao tiếp tiếng Anh

Kỹ năng nghe chủ động là gì?

Nghe chủ động là một kỹ năng giao tiếp mà trong đó người nghe chủ động tham gia vào quá trình nghe hiểu, thay vì chỉ nghe một cách thụ động. Điều này có nghĩa là bạn tập trung hoàn toàn vào người nói, tiếp nhận đầy đủ nội dung họ truyền đạt, và sau đó phản hồi lại để xác nhận rằng bạn đã hiểu đúng thông điệp. Phản hồi ở đây có thể là đặt câu hỏi làm rõ, gật đầu, mỉm cười khích lệ, hoặc diễn đạt lại ý của người nói bằng lời của bạn. Mục tiêu là để người nói cảm thấy rằng bạn thực sự lắng nghe và thấu hiểu họ, từ đó họ cởi mở chia sẻ thông tin đầy đủ hơn.

Trong tiếng Anh, kỹ năng này được gọi là “active listening”. Ví dụ, nếu một đồng nghiệp nói: “I’m not sure our client understood the presentation”, một người nghe chủ động có thể đáp: “You’re worried the client didn’t fully grasp our presentation, right?” (Bạn đang lo là khách hàng chưa nắm hết nội dung bài trình bày, đúng không?). Cách phản hồi này cho thấy bạn đã lắng nghe và hiểu được mối bận tâm của đồng nghiệp.

Tại sao kỹ năng nghe chủ động quan trọng?

Nghe chủ động được xem là một kỹ năng vô giá tại nơi làm việc vì nó giúp nâng cao chất lượng giao tiếp và xây dựng các mối quan hệ công việc hiệu quả. Khi bạn lắng nghe chủ động, thông tin được truyền đạt rõ ràng hơn và giảm thiểu hiểu lầm giữa các bên. Người nói cảm thấy ý kiến của họ được trân trọng, từ đó họ sẵn lòng chia sẻ và hợp tác hơn.

Trong giao tiếp hàng ngày với đồng nghiệp hay khi networking, việc lắng nghe một cách chủ tâm và đồng cảm khiến người đối thoại cảm thấy được lắng nghe. Sự đồng cảm – cốt lõi của nghe chủ động – giúp bạn xây dựng các mối quan hệ ý nghĩa và tạo dựng môi trường làm việc tích cực. Kỹ năng này cũng giúp bạn quản lý cảm xúc tốt hơn, ghi nhớ thông tin chính xác hơn và giải quyết xung đột hiệu quả hơn.

Đặc biệt, trong môi trường công sở, nghe chủ động giúp bạn hiểu rõ vấn đề của đồng nghiệp hoặc khách hàng và cùng họ tìm ra giải pháp thích hợp. Nó cũng thể hiện bạn là người kiên nhẫn và biết tôn trọng ý kiến người khác – những phẩm chất được đánh giá cao tại nơi làm việc. Trong một số trường hợp, lắng nghe cẩn thận còn góp phần giảm thiểu sai sót. Ví dụ, trong lĩnh vực y tế, nhân viên biết lắng nghe bệnh nhân một cách chủ động có thể tránh được các nhầm lẫn và nâng cao độ an toàn trong chăm sóc.

Tóm lại, kỹ năng nghe chủ động mang lại nhiều lợi ích: giúp bạn hiểu đúng điều người khác muốn truyền đạt, giữ được nhiều thông tin hơn, đồng thời khiến người nói cảm thấy hài lòng và tôn trọng bạn. Đây là nền tảng để xây dựng sự tin cậy và hợp tác trong giao tiếp tiếng Anh chuyên nghiệp.

Các kỹ thuật và bước luyện nghe chủ động

Vậy làm thế nào để rèn luyện kỹ năng nghe chủ động? Dưới đây là một số kỹ thuật chủ yếu mà bạn có thể áp dụng trong giao tiếp tiếng Anh hàng ngày:

1. Tập trung hoàn toàn vào người nói: Hãy gác lại mọi xao nhãng và dành toàn bộ sự chú ý cho người đang nói. Tránh suy nghĩ về việc khác hoặc mải chuẩn bị câu trả lời trong đầu; thay vào đó, hãy hiện diện trọn vẹn trong khoảnh khắc giao tiếp. Nhìn vào người nói (duy trì giao tiếp bằng mắt vừa phải) và lắng nghe cả lời nói lẫn ngữ điệu, cử chỉ của họ. Điều này cho thấy bạn tôn trọng và coi trọng những gì họ chia sẻ. Ví dụ, trong cuộc họp, hãy tạm thời cất điện thoại, không liếc nhìn màn hình máy tính, hướng người về phía người trình bày để thể hiện bạn đang chú tâm.

2. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể tích cực: Ngôn ngữ cơ thể đóng vai trò lớn trong việc thể hiện bạn có đang lắng nghe hay không. Hãy giữ tư thế mở (không khoanh tay trước ngực), thỉnh thoảng gật đầu hoặc mỉm cười nhẹ khi thích hợp, và hướng ánh mắt về phía người nói. Những cử chỉ này cho người nói thấy rằng bạn đang tập trung và hứng thú với điều họ nói. Chú ý không nên nhìn chằm chằm quá mức (dễ làm đối phương khó xử), mà có thể nhìn vào mắt họ khoảng vài giây rồi thỉnh thoảng nhìn chỗ khác tự nhiên. Nếu cuộc trò chuyện qua điện thoại hoặc video, bạn vẫn nên gật đầu, mỉm cười và “hướng” sự chú ý vào giọng nói/hình ảnh của họ để truyền tải sự tập trung.

3. Không ngắt lời, không vội phán xét: Hãy để người nói trình bày trọn vẹn ý của họ mà không bị bạn cắt ngang. Việc ngắt lời không những làm họ mất hứng chia sẻ mà còn có thể dẫn đến hiểu lầm do bạn chưa nghe hết đã vội phản hồi. Tương tự, tránh phản ứng hay đánh giá ngay (dù trong đầu), hãy giữ cho tâm trí cởi mở để tiếp nhận thông tin. Khi người nói ngừng một chút, đừng vội chen suy nghĩ của bạn ngay lập tức. Thay vào đó, chờ họ nói hết ý rồi mới phản hồi. Sự kiên nhẫn và thái độ trung lập này giúp người nói cảm thấy được tôn trọng và khuyến khích họ chia sẻ chân thành hơn.

4. Đặt câu hỏi mở và khuyến khích người nói: Trong quá trình nghe, bạn nên có những phản hồi nhỏ để khích lệ người nói tiếp tục. Đôi khi chỉ cần “uh-huh”, “I see”, “I understand” (đơn giản nghĩa là “tôi hiểu”) cùng cái gật đầu là đủ để người nói biết bạn vẫn đang theo dõi. Bên cạnh đó, hãy chủ động đặt câu hỏi mở để người nói có cơ hội diễn giải chi tiết hơn. Câu hỏi mở là những câu không thể trả lời chỉ bằng “yes/no”, ví dụ: “Could you tell me more about that?” (Anh/chị có thể nói thêm về điều đó không?), “How did you feel in that situation?” (Anh/chị đã cảm thấy thế nào trong tình huống đó?), hoặc “What do you think is the best next step?” (Theo anh/chị bước tiếp theo tốt nhất là gì?). Những câu hỏi này thể hiện bạn quan tâm và muốn hiểu sâu hơn ý của họ. Tránh những câu hỏi đóng hoặc mang tính chất phán xét, chẳng hạn đừng hỏi “Why did you do that?” (Tại sao anh lại làm vậy?) với giọng khó chịu, vì có thể làm người nói thủ thế không muốn chia sẻ thêm.

5. Diễn đạt lại (paraphrase) và xác nhận thông tin: Sau khi người nói trình bày, hãy tóm tắt hoặc diễn đạt lại ý chính của họ bằng lời của bạn để kiểm tra xem bạn đã hiểu đúng chưa. Đây là một kỹ thuật quan trọng của nghe chủ động – thường gọi là paraphrasing. Ví dụ, bạn có thể nói: “So, if I understand correctly, you’re saying that...?” (Vậy nếu tôi hiểu đúng thì ý bạn là...?) hoặc “What you mean is ..., right?” (Điều bạn muốn nói là ..., có đúng không?). Việc nhắc lại ý của người nói cho họ cơ hội xác nhận hoặc chỉnh sửa nếu bạn hiểu sai, đồng thời cho thấy bạn thực sự chú tâm lắng nghe. Trong môi trường công sở, kỹ thuật này cực kỳ hữu ích. Chẳng hạn, khi sếp giao nhiệm vụ, bạn có thể đáp lại: “Để tôi nói lại cho rõ: Anh muốn em hoàn thành báo cáo A trước thứ Sáu, sau đó bắt đầu dự án B, đúng không ạ?” Việc này giúp đảm bảo bạn nắm chắc yêu cầu và sếp cũng yên tâm rằng bạn đã hiểu đúng.

6. Thể hiện sự đồng cảm và công nhận cảm xúc: Đồng cảm (empathy) là chìa khóa của lắng nghe chủ động. Bạn nên cố gắng đặt mình vào vị trí của người nói để hiểu họ đang cảm thấy gì. Khi phù hợp, hãy công nhận cảm xúc của họ. Ví dụ, nếu đồng nghiệp tỏ ra căng thẳng, bạn có thể nói: “Tôi hiểu là cậu đang rất áp lực vì dự án này”. Hoặc nếu khách hàng phàn nàn, bạn có thể đáp: “Tôi rất tiếc vì anh đã có trải nghiệm không tốt. Tôi hiểu cảm giác thất vọng của anh”. Cách phản hồi này cho thấy bạn hiểu và tôn trọng cảm xúc của người nói, ngay cả khi bạn không nhất trí hoàn toàn với quan điểm của họ. Sự đồng cảm giúp tạo ra một không gian an toàn trong giao tiếp – người nói sẽ cảm thấy được lắng nghe trọn vẹn cả nội dung lẫn cảm xúc, từ đó tin tưởng và cởi mở hơn.

7. Tóm tắt ý chính và phản hồi phù hợp: Trước khi kết thúc cuộc trò chuyện, hãy tóm tắt lại những điểm chính mà người nói đã đề cập, cũng như các hành động hoặc quyết định (nếu có) được đưa ra. Điều này giúp cả hai bên đảm bảo không bỏ sót thông tin quan trọng và hiểu thống nhất với nhau. Ví dụ: “Tóm lại, chúng ta thống nhất sẽ A, và anh sẽ phụ trách B, đúng không?”. Sau khi tóm tắt, nếu người nói chờ ý kiến, bạn mới đưa ra phản hồi hoặc đề xuất giải pháp. Lưu ý không vội vàng đưa ra lời khuyên hay ý kiến cá nhân trừ khi đối phương yêu cầu. Vai trò chính của người nghe chủ động là lắng nghe và hiểu, chứ không phải để phản biện hay tư vấn ngay lập tức. Bằng việc tóm tắt và chốt lại, bạn vừa thể hiện sự chủ động trong giao tiếp, vừa cho người nói cơ hội xác nhận mọi thứ đã rõ ràng.

Những kỹ thuật trên đòi hỏi thời gian luyện tập để trở thành thói quen. Ban đầu, có thể bạn sẽ phải tự nhắc bản thân “hãy tập trung, đừng ngắt lời” v.v. Nhưng luyện tập thường xuyên sẽ giúp kỹ năng nghe chủ động dần trở thành phản xạ tự nhiên. Khi đó, bạn sẽ thấy mình vô thức gật đầu, đặt câu hỏi hay diễn đạt lại trong các cuộc trò chuyện mà không cần cố gắng nhiều. Giao tiếp tiếng Anh của bạn nhờ vậy sẽ trôi chảy và hiệu quả hơn hẳn.

Ví dụ hội thoại thực tế

Tình huống: Một quản lý dự án (Manager) đang trao đổi với một nhân viên (Employee) về tiến độ của dự án XYZ. Nhân viên tỏ ra lo lắng rằng dự án có thể không kịp thời hạn hoàn thành.

Manager: I understand this timeline feels challenging for you. Could you tell me more about the difficulties you're facing?
Employee: Well, I'm worried that we don't have enough resources to finish on time. I've been working overtime, but it still feels like we're falling behind.
Manager: It sounds like you're putting in a lot of effort, but the lack of resources is making it hard to stay on track. Is that right?
Employee: Yes, exactly. I'm also concerned that if we rush to meet the deadline, the quality of our work might suffer.
Manager: Thank you for sharing your concerns. Let's work together on a solution. What support do you think would help us meet the deadline without compromising quality?
Employee: If possible, getting one more team member to help or extending the deadline by a few days would really help.
Manager: That makes sense. I'll talk to senior management about adding someone to the team, and we can discuss adjusting the timeline. I'm glad you told me about this – it's important that we address it.

Phân tích: Trong đoạn hội thoại trên, người quản lý đã áp dụng nhiều kỹ thuật nghe chủ động để hỗ trợ nhân viên. Đầu tiên, Manager công nhận lo lắng của nhân viên ("I understand this timeline feels challenging for you" – Tôi hiểu tiến độ này khiến anh cảm thấy áp lực) và đặt câu hỏi mở khuyến khích nhân viên nói rõ hơn về khó khăn. Khi nhân viên chia sẻ, Manager đã diễn đạt lại ý chính ("It sounds like... Is that right?" – Nghe có vẻ như... Có đúng không?) nhằm xác nhận rằng mình hiểu đúng vấn đề thiếu nguồn lực. Điều này giúp nhân viên cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu, đồng thời sửa lại nếu sếp hiểu sai. Sau đó, người quản lý bày tỏ sự cảm ơn vì nhân viên đã chia sẻ thẳng thắn (một cách tạo sự tin cậy) và cùng nhân viên hướng tới giải pháp bằng cách hỏi ý kiến nhân viên cần hỗ trợ gì. Cuối cùng, Manager tổng kết giải pháp sẽ làm (xin thêm người, điều chỉnh thời hạn) – đây chính là bước tóm tắt và hành động tiếp theo. Qua ví dụ này, chúng ta thấy nghe chủ động đã giúp người quản lý và nhân viên hiểu nhau hơn và hợp tác giải quyết vấn đề hiệu quả.

Kết luận

Kỹ năng nghe chủ động là một thành phần thiết yếu để giao tiếp tiếng Anh thành công, đặc biệt trong môi trường chuyên nghiệp. Việc lắng nghe một cách chủ tâm, đồng cảm và phản hồi phù hợp sẽ giúp bạn nắm bắt thông tin chính xác, đồng thời tạo dựng được lòng tin và sự tôn trọng từ người đối thoại. Người nói khi cảm thấy bạn thực sự lắng nghe sẽ cởi mở chia sẻ nhiều hơn, dẫn đến hợp tác hiệu quả hơn.

Để cải thiện kỹ năng này, bạn cần kiên trì rèn luyện trong mọi cuộc trò chuyện hàng ngày. Hãy bắt đầu từ những việc nhỏ: tập trung nghe khi đồng nghiệp trình bày, chủ động hỏi lại khi chưa hiểu rõ, gật đầu và mỉm cười để khích lệ người nói, và thử diễn đạt lại ý họ xem mình hiểu đúng chưa. Ban đầu có thể hơi gượng gạo, nhưng dần dần bạn sẽ thấy nghe chủ động trở thành thói quen.

Lợi ích mang lại là rất lớn: bạn sẽ trở thành một người giao tiếp tiếng Anh tự tin và hiệu quả hơn, giải quyết công việc trôi chảy hơn vì hiểu đúng ý nhau, và xây dựng được các mối quan hệ công việc tốt đẹp. Như chuyên gia đã nhận định: khi cả người nói lẫn người nghe đều thực hành lắng nghe chủ động, hai bên sẽ cảm thấy thấu hiểu và gắn kết hơn, tạo nên một môi trường giao tiếp chuyên nghiệp đầy hợp tác và tin cậy

• Kỹ năng xử lý tình huống không nghe rõ khi giao tiếp tiếng Anh nơi công sở

• Mẹo luyện nói tiếng Anh cho người hướng nội

• Thảo luận nhóm bằng tiếng Anh hiệu quả