Kỹ năng xử lý tình huống không nghe rõ khi giao tiếp tiếng Anh nơi công sở

Điều đầu tiên cần nhớ là đừng quá lo lắng hay xấu hổ. Việc không nghe rõ không đồng nghĩa với việc khả năng tiếng Anh của bạn kém. Thậm chí người bản xứ cũng đôi lúc phải yêu cầu người khác nhắc lại vì lý do khách quan (ồn ào, nhiễu tín hiệu điện thoại, v.v.). Người nói có thể đang dùng tiếng lóng hoặc thuật ngữ chuyên môn mà bạn chưa biết, hoặc họ đơn giản diễn đạt chưa rõ ràng. Vì vậy, thay vì im lặng gật đầu cho qua (có thể dẫn đến hiểu lầm nghiêm trọng), bạn nên chủ động xử lý bằng cách nhờ họ nhắc lại hoặc giải thích thêm. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những bước cụ thể và ví dụ thực tế để tự tin ứng phó khi không nghe rõ trong giao tiếp tiếng Anh nơi công sở.

Những tình huống điển hình khi không nghe rõ

Dưới đây là một số tình huống thường gặp ở môi trường làm việc khi bạn có thể không nghe rõ lời nói tiếng Anh của người khác:

• Cuộc họp đông người hoặc hội thảo: Nhiều người cùng thảo luận, âm lượng lớn, hoặc người trình bày nói nhanh làm bạn bỏ lỡ một phần nội dung.

• Gọi điện thoại công việc: Chất lượng đường truyền kém hoặc tiếng ồn văn phòng khiến bạn không nghe rõ đối tác qua điện thoại.

• Nói chuyện với đồng nghiệp có chất giọng khác: Đồng nghiệp hoặc khách hàng có giọng địa phương, ngữ điệu hoặc tốc độ nói khác biệt (ví dụ người nói tiếng Anh Anh, Ấn Độ, Phi-líp-pin...), khiến bạn khó bắt kịp.

• Trao đổi chuyên môn bằng tiếng Anh: Họ dùng nhiều thuật ngữ kỹ thuật, từ viết tắt hoặc tiếng lóng công sở mà bạn chưa quen thuộc.

• Môi trường ồn ào: Đang trao đổi trong không gian mở, quán cà phê, hoặc gần máy móc thiết bị gây tiếng ồn lớn.

Những tình huống trên rất phổ biến. Điều quan trọng là bạn không đơn độc – nhiều người khác cũng gặp phải vấn đề tương tự, kể cả người bản xứ khi giao tiếp nơi công cộng. Thay vì tự trách bản thân, hãy chuẩn bị chiến lược phù hợp để xử lý.

Hướng dẫn từng bước xử lý khi không nghe rõ

Khi rơi vào tình huống không nghe rõ, bạn có thể làm theo các bước sau để giải quyết một cách chuyên nghiệp và tự tin:

1. Giữ bình tĩnh và tập trung – Trước hết, đừng hoảng sợ hoặc xấu hổ. Hít thở sâu, nhìn thẳng vào người nói (nếu gặp trực tiếp) để tập trung hơn. Giữ bình tĩnh giúp bạn xử lý tỉnh táo và người đối diện cũng sẽ kiên nhẫn hơn khi thấy bạn đang lắng nghe.

2. Lịch sự ngắt lời (nếu cần) – Nếu người kia đang nói dài và bạn bỏ lỡ ý, bạn có thể lịch sự ngắt lời để tránh họ nói xa hơn khiến bạn càng không hiểu. Sử dụng những cụm từ lịch sự để ngắt lời nhẹ nhàng như: “Sorry to interrupt…” (Xin lỗi đã cắt lời…). Ví dụ: “Sorry to interrupt, but I didn’t catch that.” (Xin lỗi đã ngắt lời, nhưng tôi nghe chưa rõ đoạn đó.).

3. Xin lỗi và yêu cầu nhắc lại – Thẳng thắn thừa nhận bạn chưa nghe rõ và đề nghị người nói lặp lại. Một lời xin lỗi ngắn gọn thể hiện sự lịch sự, ví dụ: “I’m sorry, I didn’t catch that.” (Xin lỗi, tôi đã không nghe kịp điều đó.) hoặc “Excuse me, could you repeat that please?” (Xin lỗi, anh/chị có thể nhắc lại điều đó được không ạ?). Những câu này vừa lịch sự vừa truyền đạt rõ ràng rằng bạn cần họ lặp lại thông tin. Tránh chỉ nói mỗi “What?” (Cái gì cơ?) vì có thể bị xem là thiếu lịch sự. Thay vào đó, hãy thêm từ xin lỗi hoặc đề nghị như trên.

4. Cụ thể hóa yêu cầu nếu cần – Nếu bạn chỉ không nghe rõ một phần (ví dụ từ cuối câu hoặc một con số), hãy yêu cầu nhắc lại cụ thể phần đó. Ví dụ: “Sorry, I missed the last part – you said the meeting is on which day?” (Xin lỗi, tôi bị lỡ phần cuối – anh vừa nói cuộc họp vào ngày nào ạ?). Hoặc “Could you repeat the address more slowly, please?” (Anh có thể đọc lại địa chỉ chậm hơn một chút được không?). Việc này giúp người nói biết chính xác bạn cần nghe lại thông tin nào và điều chỉnh cách nhắc lại (như nói chậm hơn, nhấn mạnh từ khóa).

5. Điều chỉnh môi trường giao tiếp – Nếu nguyên nhân là do môi trường, hãy chủ động khắc phục: đổi chỗ đứng/ngồi cho gần người nói hơn, tránh xa tiếng ồn; nếu đang gọi điện thì có thể xin phép gọi lại từ nơi yên tĩnh hơn hoặc đề nghị người kia chờ một chút để bạn di chuyển; nếu mic hoặc loa có vấn đề, mạnh dạn thông báo để điều chỉnh. Bạn có thể nói: “Could we step aside? It’s a bit noisy here and I want to hear you clearly.” (Chúng ta có thể đứng sang một bên không? Ở đây hơi ồn và tôi muốn nghe rõ hơn.) hoặc “The line is breaking up, could you say that again?” (Tín hiệu thoại đang không rõ, anh có thể nói lại không?).

6. Yêu cầu diễn đạt theo cách khác (nếu cần) – Nếu bạn nghi ngờ mình không hiểu do từ vựng, hãy nhờ họ giải thích hoặc dùng từ khác. Ví dụ: “I’m sorry, I’m not familiar with the term ‘retrospective meeting’. Could you explain what it means?” (Xin lỗi, tôi không quen với thuật ngữ “retrospective meeting”. Anh/chị giải thích giúp tôi nghĩa của nó được không?). Cách khác, bạn có thể nói: “That’s a new word for me – could you tell me what it means?” (Từ đó mới với tôi – anh/chị giải thích nghĩa giúp tôi được không?). Người nói thường sẽ sẵn lòng diễn đạt lại hoặc dùng từ đơn giản hơn.

7. Nhắc lại điều bạn nghe để xác nhận – Sau khi người đối diện nhắc lại hoặc giải thích, hãy kiểm tra xem bạn đã hiểu đúng chưa bằng cách nhắc lại ý họ vừa nói theo cách hiểu của bạn. Đây là kỹ thuật “paraphrase” (diễn đạt lại) để xác nhận thông tin. Ví dụ: “So, we will postpone the deadline by two weeks, is that correct?” (Vậy là chúng ta sẽ dời hạn chót lại hai tuần, đúng không?). Hoặc “Do you mean the hammer? Is this what you need?” (Ý anh là cái búa phải không? Có phải anh cần cái này không?). Việc này giúp hai bên “khớp” lại thông tin với nhau – nếu bạn vẫn hiểu sai, người kia sẽ có cơ hội chỉnh lại ngay. Đây là bước rất quan trọng để tránh hậu quả do hiểu lầm.

8. Cảm ơn và tiếp tục cuộc trò chuyện – Khi đã nghe lại và hiểu đúng, đừng quên nói lời cảm ơn để thể hiện sự trân trọng vì đối phương đã hợp tác. Một câu đơn giản như “Thank you for repeating that, I got it now.” (Cảm ơn anh/chị đã nhắc lại, giờ tôi hiểu rồi) là đủ. Sau đó, tiếp tục cuộc trò chuyện như bình thường. Việc này cho thấy bạn đã nắm bắt thông tin và sẵn sàng đi tiếp, đồng thời tạo thiện cảm rằng bạn coi trọng việc lắng nghe.

Lưu ý: Trong trường hợp thông tin rất quan trọng (ví dụ nhiệm vụ được giao, số liệu kinh doanh, lịch họp) hoặc sau nhiều lần nhắc lại mà bạn vẫn chưa hoàn toàn chắc chắn, hãy chủ động xác nhận lại qua email hoặc tin nhắn văn bản sau cuộc trò chuyện. Bạn có thể gửi một email tóm tắt ngắn gọn những ý chính mình hiểu và hỏi lại xem như vậy đúng chưa. Cách làm này giúp bạn và đồng nghiệp có văn bản để đối chiếu, đảm bảo không có hiểu lầm về sau. Ví dụ, sau buổi họp bạn có thể viết: “Dear John, As discussed, we will proceed with the new marketing campaign starting next Monday, 12th, and I will prepare the draft report by Wednesday. Please let me know if I missed anything.” (Chào John, Theo những gì đã thảo luận, chúng ta sẽ triển khai chiến dịch marketing mới từ thứ Hai tuần sau, ngày 12, và tôi sẽ chuẩn bị bản thảo báo cáo trước thứ Tư. Nếu tôi bỏ sót ý nào, xin vui lòng cho tôi biết.). Việc này tuy nhỏ nhưng rất hữu ích để đảm bảo mọi người hiểu nhau hoàn toàn.

Ví dụ hội thoại thực tế

Dưới đây là một số đoạn hội thoại mẫu minh họa cách ứng dụng các bước trên trong tình huống công việc. Các ví dụ sử dụng tiếng Anh (kèm giải thích) để bạn đọc có thể học các câu nói thích hợp.

Tình huống 1: Trong cuộc họp nhóm

Bối cảnh: Bạn đang trong một cuộc họp dự án. Quản lý (Manager) đang phân công nhiệm vụ nhưng bạn không nghe rõ thời hạn hoàn thành mà quản lý vừa nói.

• Manager: The next project phase needs to be completed by mumble (giọng nói bị nhỏ không nghe rõ) ...

• You: “Excuse me, I’m sorry – I didn’t catch the deadline. Could you repeat that please?” (Xin lỗi, tôi đã không nghe rõ hạn chót. Anh có thể nhắc lại được không ạ?)

• Manager: Sure. I said the deadline is next Friday, October 15th.

• You: “Next Friday, October 15th. Got it, thank you!” (Thứ Sáu tới, ngày 15/10. Tôi hiểu rồi, cảm ơn anh!)

Giải thích: Trong ví dụ này, bạn đã lịch sự ngắt lời (“Excuse me”), xin lỗi và nêu rõ thông tin mình bị lỡ (hạn chót). Quản lý sau đó nhắc lại rõ ràng hơn (next Friday, October 15th). Cuối cùng, bạn nhắc lại thông tin vừa nghe (“Next Friday, October 15th”) để xác nhận đã hiểu đúng, rồi cảm ơn người quản lý. Cách xử lý này đảm bảo bạn nắm chính xác nhiệm vụ được giao và thể hiện sự chuyên nghiệp.

Tình huống 2: Gọi điện cho khách hàng

Bối cảnh: Bạn là nhân viên kinh doanh gọi điện thoại trao đổi với khách hàng nước ngoài. Tín hiệu điện thoại không ổn định và bạn bị mất một phần thông tin khách hàng nói.

• Khách hàng: ... so we will need the shipment by Tuesday next week ... (giọng khách bị rè, từ Tuesday next week nghe không rõ)

• You: “I’m sorry, the line is a bit unclear. Did you say Tuesday next week?” (Xin lỗi, đường truyền hơi kém. Có phải anh vừa nói thứ Ba tuần sau không ạ?)

• Khách hàng: Yes, that’s correct. We need it by Tuesday.

• You: “Thank you for clarifying. I will make sure it arrives by Tuesday next week.” (Cảm ơn anh đã làm rõ. Tôi sẽ đảm bảo hàng đến trước thứ Ba tuần sau.)

Giải thích: Qua điện thoại, khi nghe không rõ, bạn đã chủ động thông báo vấn đề đường truyền (“the line is a bit unclear”) và dùng câu hỏi xác nhận “Did you say Tuesday next week?” để kiểm tra lại điều mình nghe được. Khách hàng xác nhận lại “đúng, thứ Ba”. Nhờ đó, bạn tránh được việc hiểu nhầm ngày giao hàng (Tuesday chứ không phải Thursday chẳng hạn). Kết thúc, bạn cảm ơn và lặp lại thông tin đã xác nhận để khách hàng yên tâm rằng bạn nắm rõ yêu cầu.

Tình huống 3: Trao đổi với đồng nghiệp bản ngữ

Bối cảnh: Trong giờ giải lao, một đồng nghiệp người bản xứ nói với bạn về kế hoạch cuối tuần của anh ấy, nhưng anh dùng một thành ngữ mà bạn chưa từng nghe.

• Colleague (native speaker): ... so I might go to the beach if the weather is good. You know, play it by ear.

• You: “Sorry, I’m not sure I understand – what do you mean by ‘play it by ear’?” (Xin lỗi, mình không chắc là hiểu – “play it by ear” nghĩa là gì vậy?)

• Colleague: “‘Play it by ear’ means to improvise or figure it out as we go.” (“Play it by ear” nghĩa là tùy cơ ứng biến, tới đâu hay tới đó.)

• You: “Ah, got it. So you’ll decide at the time depending on the weather.” (À hiểu rồi. Vậy là bạn sẽ quyết định vào lúc đó tùy theo thời tiết.)

• Colleague: Exactly!

Giải thích: Ở ví dụ này, bạn nghe rõ lời đồng nghiệp nhưng không hiểu nghĩa của thành ngữ “play it by ear”. Bạn đã làm đúng khi hỏi lại ngay nghĩa của cụm từ đó thay vì giả vờ hiểu. Câu hỏi “What do you mean by ‘play it by ear’?” thể hiện bạn chủ động muốn biết thêm mà vẫn lịch sự. Sau khi đồng nghiệp giải thích, bạn paraphrase (diễn đạt lại) ý hiểu của mình (“decide at the time depending on the weather”) để kiểm tra xem mình hiểu đúng chưa, và đồng nghiệp đã xác nhận. Điều này giúp bạn học được một cụm từ mới và tránh hiểu lầm trong cuộc nói chuyện.

Kết luận

Kỹ năng xử lý tình huống không nghe rõ hoặc hiểu sai khi giao tiếp tiếng Anh là vô cùng quan trọng đối với người đi làm. Nó giúp bạn tránh được những hiểu lầm đáng tiếc và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, tự tin hơn trong mắt đồng nghiệp và đối tác. Hãy nhớ rằng ai cũng có lúc không nghe rõ – điều khác biệt nằm ở cách bạn phản ứng. Thay vì im lặng cho qua hay hoảng sợ, hãy bình tĩnh áp dụng các bước:

• Lịch sự xin nhắc lại hoặc làm rõ thông tin.

• Sử dụng các câu hỏi, cụm từ phù hợp để yêu cầu đối phương nói lại, nói chậm hơn hoặc giải thích thêm.

• Nhắc lại và xác nhận thông tin sau khi đã nghe rõ, và đừng quên cảm ơn sự hợp tác của họ.

Việc rèn luyện thường xuyên những câu tiếng Anh đơn giản như “I’m sorry, could you repeat that?”, “I didn’t catch that, could you say it again more slowly?” sẽ giúp phản xạ của bạn trở nên tự nhiên. Quan trọng hơn cả, đừng tự ti khi phải hỏi lại – giao tiếp hiệu quả đòi hỏi hai bên cùng hiểu nhau, và việc bạn chủ động làm rõ cho thấy bạn là người cầu thị, quan tâm đến nội dung trao đổi. Hy vọng rằng với hướng dẫn và ví dụ thực tế ở trên, bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn để tiếp tục cuộc trò chuyện dù ban đầu có chút trục trặc về nghe hiểu. Chúc bạn thành công trong việc giao tiếp tiếng Anh nơi công sở!

Tài liệu tham khảo

1. EF English Live – What to say if you didn’t understand someone in English

2. English with Kim – Clarifying What You Heard, Asking for Repetition, and Confirming Your Understanding

3. Speak Confident English – #167: Professional English — What to Say When You Don’t Understand

4. British Council LearnEnglish – Checking understanding (A1 Speaking)

5. Anne Ricketts (2015) – What Do I Do If I Can’t Understand My Coworker’s Accent?

• Kỹ năng nghe chủ động trong giao tiếp tiếng Anh

• Mẹo luyện nói tiếng Anh cho người hướng nội

• Thảo luận nhóm bằng tiếng Anh hiệu quả