Tiếng Anh đàm phán với nhà cung cấp

Trong môi trường kinh doanh quốc tế, kỹ năng đàm phán bằng tiếng Anh với nhà cung cấp là vô cùng quan trọng đối với người làm việc tự do (freelancer) hoặc nhân viên văn phòng thường xuyên giao dịch với đối tác nước ngoài. Một cuộc đàm phán hiệu quả cần bắt đầu bằng thiện chí, sử dụng ngôn ngữ linh hoạt để tìm giải pháp đôi bên cùng có lợi (win-win). Dưới đây là một số cấu trúc câu và bí quyết giúp bạn mở đầu đàm phán tích cực, đặt câu hỏi mở để tìm hiểu đối tác và bày tỏ sự đồng ý/không đồng ý một cách lịch sự.

Mở đầu đàm phán bằng câu nói tích cực

Ấn tượng ban đầu thường định hình không khí của cả buổi thương lượng. Do đó, hãy bắt đầu bằng giọng điệu tích cực, thể hiện thiện chí hợp tác. Một số câu mở đầu hữu ích:

• Chào hỏi và bày tỏ mong đợi hợp tác:“I’m excited for the opportunity to work together.” – Tôi rất hứng khởi trước cơ hội được hợp tác cùng quý công ty. Câu này thể hiện thái độ hào hứng và tích cực, tạo cảm giác bạn coi trọng việc hợp tác.

• Đề xuất cùng xác định mục tiêu:“Before we begin, why don’t we nail down the main points of the agenda?” – Trước khi bắt đầu, chúng ta cùng thống nhất những điểm chính trong chương trình nghị sự nhé?. Câu hỏi này vừa lịch sự, vừa cho thấy bạn muốn cả hai bên rõ ràng mục tiêu, tránh lan man.

• Gợi ý bắt đầu công việc:“Shall we get down to business?” – Chúng ta bắt đầu vào việc nhé?. Câu này ngắn gọn, thể hiện sự chuyên nghiệp và sẵn sàng.

Những lời mở đầu trên tạo bầu không khí thân thiện nhưng nghiêm túc, cho đối tác thấy bạn thiện chí và có tổ chức. Tránh mở đầu bằng ngay các đòi hỏi hoặc phàn nàn, vì điều đó dễ làm căng thẳng cuộc nói chuyện.

Sử dụng câu hỏi mở để tìm hiểu và thúc đẩy thỏa thuận

Câu hỏi mở là những câu không thể trả lời bằng “yes/no” đơn giản, mà khuyến khích đối phương chia sẻ thông tin chi tiết. Trong đàm phán, đặt câu hỏi mở giúp bạn hiểu nhu cầu, giới hạn của nhà cung cấp và tìm ra điểm chung.

Một số câu hỏi mở hữu ích:

• “What are your main priorities in this deal?” – Đâu là ưu tiên chính của ông/bà trong thỏa thuận này? Câu hỏi này giúp bạn nắm được mục tiêu cốt lõi của nhà cung cấp. Ví dụ, họ có thể ưu tiên giá cả hay thời hạn giao hàng, từ đó bạn biết mình có thể linh hoạt ở đâu.

• “Could you outline your expectations regarding the delivery schedule?” – Ông/bà có thể phác thảo kỳ vọng về lịch giao hàng không?. Câu này giúp làm rõ yêu cầu thời gian của đối tác, để xem có khớp với khả năng của bạn không.

• “How far are you willing to compromise?” – Ông/bà sẵn sàng thỏa hiệp tới mức nào? Câu hỏi này trực tiếp nhưng cần thiết khi thảo luận về một điểm vướng. Nó mời đối tác bộc lộ giới hạn nhượng bộ, từ đó hai bên tìm điểm gặp nhau.

• “Would you be open to considering an alternative approach for pricing?” – Ông/bà có sẵn sàng xem xét một cách tiếp cận khác về giá không?. Đây là cách nhẹ nhàng để đề xuất phương án khác mà không áp đặt, đồng thời kiểm tra độ linh hoạt của họ.

• “What are the biggest challenges you see in this proposal?” – Ông/bà thấy những thách thức lớn nhất trong đề xuất này là gì? Câu hỏi này cho phép nhà cung cấp nêu ra lo ngại, từ đó bạn thấu hiểu trở ngại và cùng tìm giải pháp.

Khi đặt câu hỏi mở, hãy lắng nghe kỹ câu trả lời, ghi chú lại các điểm quan trọng đối tác đề cập. Đồng thời, thể hiện sự đồng cảm: “I understand that timeline is crucial for you.” (Tôi hiểu tiến độ là rất quan trọng với bên ông/bà). Điều này cho thấy bạn tôn trọng mối quan tâm của họ, tạo nền tảng tốt để sau đó thảo luận các phương án.

Cách đưa ra đề xuất và phản đề xuất một cách lịch sự

Đàm phán là quá trình đưa ra đề nghị và điều chỉnh. Khi bạn muốn đề xuất điều gì hoặc đưa ra phản hồi cho đề nghị của bên kia, việc chọn từ ngữ rất quan trọng để không gây phản cảm.

Đưa ra đề xuất (proposals): Thay vì nói thẳng “Chúng tôi muốn giá X cho đơn hàng này”, hãy dùng cấu trúc mềm mỏng hơn:

• “We’d like to propose a price of X per unit, given the large volume.” – Chúng tôi xin đề xuất mức giá X một đơn vị, do đơn hàng lần này có số lượng lớn. Từ “propose” (đề xuất) nghe nhẹ nhàng hơn là “demand” (yêu cầu). Bạn cũng có thể bổ sung lý do (given...) để minh bạch logic của mình.

• “How about we do the following: ...” – Hay là chúng ta làm như sau: ... Cụm “how about” mang tính gợi ý, dễ chấp nhận hơn là câu mệnh lệnh. Ví dụ: “How about we split the shipping cost 50/50?” – Hay là chúng ta chia đôi chi phí vận chuyển?

• “One possible solution could be…” – Một giải pháp có thể là... Cách nói này mở ra phương án mới mà không khẳng định duy nhất, để đối tác cảm thấy họ vẫn có tiếng nói.

Đưa ra phản đề xuất hoặc yêu cầu nhượng bộ: Khi nhà cung cấp đưa ra một đề nghị chưa phù hợp và bạn muốn điều chỉnh, hãy biểu đạt sự trân trọng đề nghị ban đầu rồi mới nhẹ nhàng đề xuất thay đổi:

• “I appreciate your offer. If you could slightly adjust the payment terms, we would be ready to proceed.” – Tôi rất trân trọng đề nghị của anh. Nếu anh có thể điều chỉnh một chút về điều khoản thanh toán, chúng tôi sẽ sẵn sàng tiến hành. Ở đây, mở đầu bằng “I appreciate…” thể hiện bạn công nhận thiện chí của họ, sau đó mới nêu điều kiện của mình.

• “Your proposal is interesting. Would you consider including a quality guarantee clause?” – Đề xuất của bên anh rất đáng quan tâm. Liệu anh có cân nhắc bổ sung điều khoản đảm bảo chất lượng không?. Cụm “would you consider” cực kỳ hữu ích, vừa lịch sự vừa cho thấy bạn không áp lực, chỉ mời họ suy nghĩ.

Thương lượng nhượng bộ (compromising): Đôi khi để đạt thỏa thuận, cả hai bên phải nhượng bộ chút ít. Những câu dưới đây giúp diễn đạt nhượng bộ có điều kiện:

• “We can accept that if you can extend the warranty to 2 years.” – Chúng tôi có thể chấp nhận điều đó nếu bên anh kéo dài bảo hành lên 2 năm. Cấu trúc “We can ... if you ...” trình bày rõ điều kiện trao đổi.

• “In exchange for a bulk discount, would you be willing to increase the order quantity?” – Đổi lại chiết khấu mua số lượng lớn, ông/bà có sẵn lòng tăng số lượng đặt hàng không?. Câu này ghép một yêu cầu với một nhượng bộ, thể hiện tinh thần hợp tác đôi bên cùng lợi.

• “We could offer an earlier delivery if the payment is made upfront.” – Chúng tôi có thể giao sớm hơn nếu thanh toán được ứng trước. Đây là cách đưa ra điều kiện song phương: mỗi bên chịu nhượng một chút.

Sử dụng những câu trên, lưu ý giọng điệu mềm mỏng và thái độ chân thành. Tránh nói với vẻ thách thức hay tối hậu thư, ví dụ như “Anh phải làm X thì tôi mới…”, vì sẽ làm đối tác mất thiện cảm.

Đồng ý và không đồng ý một cách lịch sự

Khi đàm phán suôn sẻ, sẽ có lúc bạn muốn đồng ý với đề xuất của đối tác. Ngược lại, cũng có lúc bạn phải từ chối hoặc không đồng ý. Cả hai tình huống đều cần tinh tế trong cách diễn đạt.

Cách đồng ý (Agreeing): Thay vì chỉ nói “OK” hoặc “đồng ý”, hãy dùng những câu tích cực hơn để củng cố tinh thần hợp tác:

• “That sounds very reasonable to me.” – Điều đó nghe có vẻ rất hợp lý với tôi.Câu này vừa xác nhận đồng ý, vừa khen nhẹ đề xuất của đối tác là hợp tình hợp lý.

• “I agree with you on that point.” – Tôi đồng ý với ông/bà về điểm đó.Câu này xác nhận cụ thể điểm bạn đồng ý, giúp cuộc thảo luận rõ ràng.
  “We have a deal.” hoặc “I think we can agree to that.” – Chúng ta thống nhất vậy nhé. Sử dụng khi đã chốt được thỏa thuận, mang tính khẳng định kết quả tích cực.

• “I’m happy with these terms.” – Tôi thấy hài lòng với các điều khoản này. Câu này thêm sắc thái cảm xúc tích cực, làm đối tác cũng cảm thấy vui.

Cách từ chối/không đồng ý (Disagreeing) lịch sự: Từ chối trong đàm phán cần khéo léo để không làm đối phương tự ái hay cụt hứng thương lượng. Một số mẫu câu hữu ích:

• “I understand your position, but unfortunately this is not feasible for us.” – Tôi hiểu lập trường của anh, nhưng tiếc là điều này không khả thi với chúng tôi. Mở đầu bằng “I understand” cho thấy bạn đã lắng nghe họ, sau đó mới nhẹ nhàng từ chối và đưa lý do (not feasible – không khả thi).

• “I’m afraid we cannot agree to these terms as they stand.” – Tôi e là chúng tôi không thể đồng ý với các điều khoản hiện tại. Cụm “I’m afraid...” là cách nói giảm nhẹ khi đưa tin xấu, rất thường dùng để từ chối. Nó thể hiện sự tiếc nuối thay vì thẳng thừng “We cannot agree.”

• “That’s really not an option for us, I’m sorry.” – Thật sự lựa chọn đó không phù hợp với chúng tôi, tôi rất tiếc. Câu này từ chối dứt khoát nhưng việc thêm “I’m sorry” làm giọng điệu mềm lại, thể hiện bạn cũng không vui khi phải từ chối.

• “We would need to reconsider that part of the deal.” – Chúng tôi cần xem xét lại phần đó của thỏa thuận. Câu này chưa nói thẳng “không”, nhưng ngụ ý bạn không đồng ý và muốn thảo luận thêm hoặc điều chỉnh.

Khi không đồng ý, tránh dùng từ ngữ tuyệt đối hoặc đổ lỗi như “never”, “must”, “anh sai rồi”. Giữ thái độ trung tính, nhấn mạnh vào vấn đề chứ không phải con người. Ví dụ, nói “Điều khoản này chưa đáp ứng yêu cầu ngân sách bên tôi” thay vì “Bên anh đưa giá cao quá”.

Sau khi từ chối, nếu có thể hãy đề xuất hướng đi mới để tiếp tục cuộc nói chuyện tích cực. Ví dụ: “Chúng tôi không thể tăng giá, nhưng có thể xem xét hợp đồng dài hạn hơn.” – đưa ra giải pháp thay thế.

Kết thúc đàm phán và củng cố thỏa thuận

Khi hai bên đã gần đạt đồng thuận, hãy tóm tắt lại để đảm bảo không hiểu lầm:

• “Let’s summarize our discussion to ensure we’re on the same page.” – Chúng ta cùng tóm lược lại để chắc chắn hiểu đúng ý nhau nhé. Sau đó liệt kê: “So, we agree on A, B, and C. Delivery by..., payment via..., correct?” Việc này đảm bảo mọi người đều nắm rõ các điểm chính, tránh sót việc.

• “Are there any other loose ends we need to tie up?” – Có điểm gì còn bỏ ngỏ cần giải quyết không?preply.com. Câu hỏi này mở ra cơ hội cuối để đối tác bổ sung nếu họ còn lấn cấn gì.

• Kết thúc bằng lời cảm ơn và tích cực: “Thank you for your time. I believe this partnership will be fruitful.” – Cảm ơn ông/bà đã dành thời gian. Tôi tin rằng quan hệ hợp tác này sẽ thành công tốt đẹp. Lời kết này vừa cảm ơn vừa khích lệ, tạo dư âm tốt đẹp sau đàm phán.

Sau buổi đàm phán, nhớ gửi email hoặc văn bản xác nhận những điều đã thống nhất (như một bản tóm tắt hoặc hợp đồng dự thảo) để cả hai bên có ghi chép chính thức.

Kết luận

Khi đàm phán với nhà cung cấp bằng tiếng Anh, ngôn ngữ bạn chọn có sức nặng rất lớn trong việc xây dựng thiện chí và đạt được thỏa thuận. Bằng cách mở đầu tích cực, đặt những câu hỏi mở để hiểu rõ đối tác, cũng như diễn đạt sự đồng ý hay không đồng ý một cách khéo léo, bạn sẽ tạo được bầu không khí hợp tác và tin cậy. Nhớ rằng đàm phán không phải là trận chiến thắng – thua, mà là quá trình hai bên cùng tìm ra giải pháp chấp nhận được. Do đó, giữ thái độ tôn trọng và linh hoạt là chìa khóa.

Hãy luyện tập sử dụng các mẫu câu gợi ý trên trong các tình huống giả định, để khi bước vào đàm phán thực sự, bạn có thể tự tin diễn đạt ý mình một cách chuyên nghiệp. Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và kỹ năng ngôn ngữ vững vàng, bạn sẽ biến mỗi cuộc đàm phán trở thành cơ hội thắt chặt quan hệ với nhà cung cấp và đạt được những thỏa thuận có lợi cho công việc kinh doanh của mình.

Nguồn tham khảo: Các hướng dẫn về cụm từ đàm phán từ Preply Business, Promova Blog về thương lượng kinh doanh quốc tế, và gợi ý diễn đạt ngoại giao từ The London School of English. Các nguồn này cung cấp nhiều ví dụ thực tế cho việc sử dụng tiếng Anh một cách lịch sự và hiệu quả trong đàm phán.