Embedded Files
Làm việc từ xa và nomad kỹ thuật số (những người làm việc online khi di chuyển) đang trở nên phổ biến, nhưng đi kèm với đó là thách thức giao tiếp bằng tiếng Anh qua màn hình. Không có tương tác trực tiếp, giọng điệu và ngữ cảnh dễ bị hiểu lầm hơn trong email hay tin nhắn. Thêm vào đó, chênh lệch múi giờ khiến phản hồi không tức thì, công việc có thể bị trễ nhịp nếu giao tiếp không rõ ràng. Vì vậy, kỹ năng dùng tiếng Anh lịch sự, rõ ràng trong họp trực tuyến và email là vô cùng cần thiết để tránh hiểu lầm. Dưới đây là một số chiến lược và cụm từ hữu ích giúp bạn giao tiếp hiệu quả trong môi trường làm việc xuyên múi giờ.
Thách thức giao tiếp từ xa và tầm quan trọng của sự lịch sự
Khi làm việc với đồng nghiệp hoặc khách hàng cách nửa vòng trái đất, bạn có thể phải chờ hàng giờ (thậm chí qua đêm) mới nhận được phản hồi. Điều này đòi hỏi sự kiên nhẫn và tôn trọng thời gian của nhau. Bạn không nên kỳ vọng người khác trả lời ngay lập tức khi họ có thể đang ngoài giờ làm việc. Thay vào đó, hãy thể hiện sự thông cảm về múi giờ. Ví dụ, trong email có thể ghi rõ giờ của bạn: “I’m writing at 9 AM GMT+7. I understand it’s late evening your time, so please feel free to respond tomorrow.” Việc này cho thấy bạn ý thức được sự khác biệt thời gian và không đòi hỏi phản hồi tức thì, giúp đồng nghiệp thấy được tôn trọng.
Bên cạnh thời gian, thiếu giao tiếp trực tiếp dẫn đến việc mất đi ngôn ngữ cơ thể và nét mặt – những yếu tố giúp truyền tải thái độ, cảm xúc. Do đó, một câu viết trong chat hay email có thể bị diễn giải sai ý nếu không cẩn thận về giọng điệu. Ví dụ, câu “Can you finish this today?” (Bạn làm xong việc này hôm nay được không?) có thể được một người hiểu đơn thuần là lời nhắc nhẹ nhàng, nhưng người khác (nhất là từ nền văn hóa khác) lại cảm thấy đó là yêu cầu gấp gáp, căng thẳng. Bởi vậy, sử dụng ngôn từ lịch sự và rõ ràng đóng vai trò then chốt để truyền đạt đúng ý định.
Sử dụng tiếng Anh lịch sự trong các cuộc họp trực tuyến
1. Bắt đầu cuộc họp với lời chào và thiết lập không khí tích cực: Dù họp video hay audio, hãy mở đầu bằng giọng điệu thân thiện. Một câu chào lịch sự như “Hello everyone! Thank you for joining at this early hour.” (Xin chào mọi người! Cảm ơn đã tham gia cuộc họp từ sớm như vậy) vừa bày tỏ sự trân trọng, vừa giúp mọi người cảm thấy thoải mái. Sau đó, nên giới thiệu ngắn gọn mục tiêu buổi họp: “Let’s start by going over our goals for this meeting.” (Hãy bắt đầu bằng việc điểm qua mục tiêu cuộc họp này nhé). Câu nói này định hướng rõ ràng và tạo sự đồng thuận ngay từ đầu.
2. Chủ động xác minh và hỏi lại để tránh hiểu lầm: Trong thảo luận, nếu có điểm nào chưa rõ, đừng ngại hỏi lại một cách lịch sự. Ví dụ, bạn có thể nói: “Could you clarify your last point, please?” (Bạn có thể làm rõ ý vừa rồi được không?). Câu này thể hiện sự tôn trọng và mong muốn hiểu đúng ý đối phương. Hoặc khi bạn trình bày, có thể hỏi nhóm: “Does that make sense to everyone?” (Mọi người hiểu chỗ này chứ ạ?) để chắc chắn thông điệp được tiếp thu đúng. Tránh giả vờ hiểu khi chưa rõ, vì điều đó dễ dẫn đến sai sót sau này. Sự lịch thiệp trong cách hỏi sẽ giúp đồng nghiệp cảm thấy thoải mái giải thích thêm, thay vì cảm thấy bị chất vấn. Một số cách hỏi lịch sự khác: “Sorry, could you rephrase that point?” (Xin lỗi, bạn có thể diễn đạt lại ý đó không?), “Just to confirm, did you mean X or Y?” (Cho chắc chắn, ý bạn là X hay Y phải không?). Những câu này vừa ngăn ngừa hiểu lầm, vừa thể hiện bạn đang lắng nghe tích cực.
3. Đề xuất và đóng góp ý kiến một cách nhẹ nhàng: Làm việc nhóm đòi hỏi đóng góp ý kiến, nhưng khi không trực tiếp mặt đối mặt, cần cẩn thận để không bị xem là áp đặt. Hãy dùng ngữ điệu đề xuất thay vì ra lệnh. Ví dụ, thay vì nói “We should do A ngay.” (Chúng ta phải làm A ngay), có thể chuyển thành: “May I suggest an alternative approach?” (Tôi có thể đề xuất cách tiếp cận khác được không?). Hoặc “Perhaps we could try A before moving to B.” (Có lẽ chúng ta có thể thử A trước khi chuyển sang B). Việc dùng các từ như “may I”, “perhaps”, “could we” giúp câu nói mềm mại hơn, thể hiện rằng bạn tôn trọng ý kiến người nghe và chỉ đang đưa ra ý tưởng. Nếu cần phản biện ý kiến, hãy bắt đầu bằng sự công nhận: “I see your point, and it’s interesting. However, I wonder if…” (Tôi hiểu quan điểm của bạn và nó rất đáng chú ý. Tuy nhiên, tôi băn khoăn liệu…). Cách nói đệm như vậy cho thấy bạn tôn trọng đóng góp của họ trước khi nêu ý kiến khác.
4. Kết thúc cuộc họp với tóm tắt và lời cảm ơn: Trước khi kết thúc, hãy tóm lược các điểm chính và quyết định vừa đạt được để mọi người thống nhất. Ví dụ: “To recap, we agreed on X, Y, and Z. Did I miss anything?” (Tóm lại, chúng ta đã thống nhất X, Y, Z. Tôi có bỏ sót gì không?). Sau đó đừng quên cảm ơn sự tham gia và thời gian của mọi người: “Thank you all for your input and for accommodating the time difference.” (Cảm ơn mọi người đã đóng góp ý kiến và thông cảm cho sự khác biệt múi giờ). Lời cảm ơn chân thành luôn tạo ấn tượng tốt, đặc biệt khi làm việc từ xa dễ thiếu kết nối cá nhân.
Giao tiếp lịch sự qua email và tin nhắn khi lệch múi giờ
1. Rõ ràng ngay từ dòng tiêu đề và mở đầu: Email trong môi trường đa quốc gia nên có tiêu đề súc tích, giúp người nhận nắm được ngay nội dung chính và mức độ ưu tiên. Ví dụ, thay vì tiêu đề chung chung “Project Update” dễ bị bỏ qua, hãy viết “[Urgent] Update on Project X – Please review by EOD Friday” nếu khẩn cấp, hoặc “Meeting Follow-up: Action Items from 10/08” nếu là email tổng kết họp. Dòng chủ đề rõ ràng như vậy giúp người nhận ưu tiên phản hồi phù hợp. Mở đầu email, hãy chào hỏi lịch sự và đề cập thời gian/ngữ cảnh nếu cần: “Hi John, I hope you’re doing well. (It’s 8 AM my time; I believe it’s evening for you.)” Việc này vừa xây dựng thiện cảm, vừa nhắc khéo người đọc về múi giờ khác biệt.
2. Sử dụng ngôn từ lịch thiệp và cấu trúc câu phù hợp: Trong email công việc bằng tiếng Anh, các cấu trúc lịch sự rất quan trọng. Khi nhờ vả hoặc yêu cầu, hãy dùng “please” và dạng câu đề nghị thay vì mệnh lệnh. Ví dụ: “Could you please send me the report by Tuesday?” (Bạn vui lòng gửi tôi báo cáo trước thứ Ba được không?) nghe mềm mỏng hơn hẳn “Send me the report by Tuesday.” Tương tự, để đưa ra đề xuất hoặc hướng dẫn, có thể dùng câu điều kiện: “It would be great if we could finalize the draft this week.” (Sẽ rất tốt nếu chúng ta hoàn tất bản thảo trong tuần này). Tránh dùng chữ viết IN HOA toàn bộ (vì bị xem là quát), cũng như hạn chế dấu chấm than trừ khi thực sự cần thể hiện sự nhiệt tình tích cực. Giữ cho câu cú ngắn gọn, đủ ý; tránh những đoạn quá dài dòng dễ làm người đọc mệt mỏi, đặc biệt khi họ không rành tiếng Anh như người bản xứlinkedin.com.
3. Thể hiện sự tôn trọng thời gian và văn hóa: Như đã đề cập, đừng mong phản hồi ngay lập tức nếu bạn email ngoài giờ làm việc của người nhận. Bạn có thể chủ động viết trong email: “I understand you might read this in your morning. I look forward to your response whenever you have time.” (Tôi hiểu có lẽ sáng mai bạn mới đọc email này. Tôi mong nhận được phản hồi của bạn khi bạn có thời gian). Câu này thể hiện bạn tôn trọng lịch làm việc của họ, giúp tránh áp lực không cần thiết. Ngoài ra, hãy nhạy bén với khác biệt văn hóa. Ví dụ, một số câu đùa hay câu thành ngữ tiếng Anh có thể gây khó hiểu hoặc phản cảm đối với người từ văn hóa khác. Tốt nhất, tránh những câu nói mơ hồ, tiếng lóng hoặc hài hước mang tính địa phương trong email công việc, trừ khi bạn rất hiểu người nhận. Giữ giọng điệu chuyên nghiệp, thân thiện là an toàn nhất trong môi trường đa văn hóa.
4. Kết thúc email chuyên nghiệp: Đừng quên kết thư bằng một lời kết lịch sự, thể hiện bạn luôn sẵn sàng trao đổi thêm. Ví dụ: “Thank you for your time and I look forward to your feedback. Best regards, [Your Name]”. Tránh kết thúc đột ngột không lời chào hay tên, vì trong email tiếng Anh, đó có thể bị xem là thiếu lịch sự. Thêm nữa, chữ ký email của bạn nên bao gồm múi giờ, giờ làm việc hoặc ít nhất địa điểm của bạn. Điều này giúp đồng nghiệp nước ngoài biết được khi nào có thể mong đợi phản hồi từ bạn, tránh hiểu lầm nếu bạn không trả lời ngoài giờ. Một ví dụ chữ ký:
Best regards,
[Your Name]
Project Manager
ABC Company, Vietnam (GMT+7)
Working hours: 9am-6pm (GMT+7)
Chữ ký này cho thấy rõ bạn ở GMT+7 và khung giờ làm việc, đối tác ở Mỹ hay châu Âu sẽ hiểu lý do bạn trả lời chậm nếu họ email vào lúc bạn đang ngủ.
Một số cụm từ tiếng Anh hữu ích cho giao tiếp từ xa
Xin xác nhận/giải thích lại: “Could you clarify your last point?” (Bạn có thể làm rõ ý cuối cùng của mình không?)thefinancefact.com; “Could you please elaborate on that?” (Bạn có thể nói chi tiết thêm về điểm đó không?).
Đề xuất lịch sự: “May I suggest...” (Tôi có thể đề xuất…); “Would it be possible to...?” (Liệu có thể … không?); “Perhaps we could...” (Có lẽ chúng ta có thể…).
Hỏi thời gian thuận tiện: “When would be a good time for you?” (Khi nào thì phù hợp với bạn? – hỏi lên lịch họp); “Could you let me know your availability?” (Cho tôi biết thời gian rảnh của bạn được không?).
Nhắc nhở công việc một cách lịch sự: “Just a gentle reminder about...” (Xin nhắc nhẹ về…); “No rush on this, just wanted to keep it on your radar.” (Không gấp đâu, tôi chỉ muốn bạn lưu ý việc này).
Đồng ý và cám ơn: “That sounds great, thank you.” (Nghe tuyệt đó, cảm ơn bạn); “I appreciate your help.” (Tôi rất trân trọng sự giúp đỡ của bạn).
Từ chối hoặc phản hồi không đồng ý một cách nhã nhặn: “I see your point, but I’m afraid...” (Tôi hiểu ý bạn, nhưng tôi e rằng…); “I understand, however...” (Tôi hiểu, tuy nhiên…); “Unfortunately, I won’t be able to...” (Thật đáng tiếc, tôi sẽ không thể…).
Những cụm từ trên giúp câu chữ của bạn mang tính chất xây dựng và lịch sự, phù hợp trong môi trường làm việc chuyên nghiệp từ xa.
Kết luận
Giao tiếp hiệu quả trong đội ngũ làm việc từ xa đòi hỏi sự rõ ràng, lịch sự và thấu hiểu lẫn nhau. Hãy luôn đặt mình vào vị trí người nhận: họ có thể đang ở múi giờ khác, đến từ nền văn hóa khác và chỉ tiếp xúc với bạn qua dòng chữ hoặc giọng nói trong cuộc họp trực tuyến. Vì vậy, việc dùng tiếng Anh một cách nhã nhặn, chọn từ ngữ dễ hiểu sẽ giúp truyền đạt thông điệp đúng ý và giữ được bầu không khí hợp tác tích cực. Khi bạn thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp qua cách giao tiếp, bạn không chỉ tránh được hiểu lầm mà còn xây dựng được niềm tin và sự thiện cảm với đồng nghiệp, khách hàng trên khắp thế giới. Giao tiếp lịch sự chính là “chìa khóa vàng” giúp cánh cửa hợp tác luôn rộng mở, dù khoảng cách địa lý có xa xôi.
Nguồn tham khảo: Kinh nghiệm giao tiếp nhóm từ xa trong bài viết của Zoom về làm việc hiệu quả năm 2025, lời khuyên về phép lịch sự khi email nhóm đa quốc gia, cùng các ví dụ cụ thể về câu hỏi lịch sự và đề xuất nhẹ nhàng.
Google Sites
Report abuse